Crie tarefas com responsável e prazo, registre o resultado do atendimento e mantenha a próxima ação de cada oportunidade visível para a equipe.
O atendimento fica difícil de acompanhar quando o próximo passo depende da memória de quem conversou com o cliente. “Retornar depois” não informa quando, por qual motivo nem quem deve agir. Uma tarefa útil transforma esse acordo em uma ação que outra pessoa consegue entender.
No CRM Hédiz, as tarefas pertencem a um lead e podem ser criadas pela ficha ou pela Agenda. Este guia combina os recursos documentados do produto com um exemplo de rotina comercial. As opções disponíveis podem depender das permissões e das configurações do seu workspace.
Comece pela oportunidade certa
Abra o lead correspondente antes de registrar o próximo passo. Confira quem é o contato, qual foi a última conversa e se já existe uma tarefa para a mesma ação. Isso ajuda a evitar dois retornos iguais ou um lembrete registrado na oportunidade errada.
Diferencie o que já aconteceu do que ainda precisa acontecer. Uma nota pode resumir uma conversa; uma tarefa organiza uma ação futura. Criar um lembrete para amanhã não comprova que o cliente já foi atendido hoje. Mantenha o histórico do contato coerente com a atividade realizada.
Crie a tarefa com um resultado claro
Na ficha do lead ou na Agenda, use a opção Nova tarefa. Selecione o lead quando necessário, o tipo da atividade, o prazo e o responsável. O CRM permite tipos como ligação, WhatsApp, visita e envio de proposta, além dos que a imobiliária configurar.
Escolha a data a partir do combinado com o cliente. Um horário sugerido pelo sistema é um ponto de partida, não um compromisso confirmado. Antes de salvar, confira o responsável, principalmente quando a tarefa for compartilhada com colegas.
Um bom texto responde ao que será feito e ao contexto necessário. Em vez de “Retorno”, prefira “Confirmar com o cliente se conseguiu avaliar a proposta enviada”. Evite incluir dados pessoais desnecessários no título, que pode aparecer em diferentes superfícies da agenda.
Use a Agenda para decidir a ordem do trabalho
A Agenda permite visualizar períodos e tarefas agrupadas por dia. Os filtros ajudam a encontrar atividades por tipo, turno, imóvel e, conforme o perfil, corretor. Tarefas sem prazo precisam de atenção específica: sem data, elas não entram naturalmente na ordem dos compromissos do dia.
Na primeira revisão, observe as atrasadas e os horários já combinados. Depois, organize as atividades que ainda não têm um compromisso definido. A prioridade não precisa ser apenas a tarefa mais antiga: considere também a promessa feita ao cliente e a dependência de outra pessoa.
Se uma tarefa não aparecer, confira o período, os filtros e a opção de incluir concluídas. Uma lista filtrada descreve somente aquele recorte. Não é evidência suficiente para concluir que um registro foi apagado.
Conclua depois de executar e registre o resultado
Concluir a tarefa indica que a ação foi realizada. Na ficha do lead, o fluxo de conclusão pode pedir o resultado e permitir atualizar a etapa. A mudança de etapa deve refletir o que aconteceu com a oportunidade, não apenas a passagem do tempo.
Imagine uma ligação combinada para confirmar uma visita. Se o cliente confirmou, registre esse resultado e mantenha os próximos compromissos coerentes. Se não respondeu, registre a tentativa e planeje o retorno apropriado. Não descreva uma conversa concluída quando houve apenas uma tentativa de contato.
Evite remarcar repetidamente sem contexto. Quando um prazo muda, deixe claro por que a ação foi adiada e qual é o novo acordo. Isso ajuda um gestor ou colega a continuar o atendimento sem reconstruir toda a história.
Transforme repetições em modelos com cuidado
O Hédiz permite salvar modelos de tarefa e configurar tarefas automáticas por etapa. Esse recurso é útil quando um processo realmente se repete, como uma conferência interna depois de enviar uma proposta.
Antes de automatizar, descreva quando a tarefa deve nascer, quem deve executá-la e qual ação a encerra. Teste o modelo com um lead de teste autorizado no workspace e confira se o resultado corresponde à rotina desejada. Não use um cadastro real de cliente apenas para experimentar.
Uma automação que cria lembretes sem responsáveis ou sem utilidade aumenta o ruído da Agenda. Faça a revisão com a equipe: quais tarefas ajudam a atender e quais são concluídas apenas para limpar a lista?
Exemplo de uma sequência de acompanhamento
| Momento | Registro útil | Próxima ação |
|---|---|---|
| Cliente pede uma proposta | Contexto do pedido na oportunidade | Preparar e enviar o material |
| Material enviado | Resultado do envio | Retornar no prazo combinado |
| Cliente traz uma dúvida | Resumo objetivo da dúvida | Resolver com o responsável |
| Decisão adiada | Motivo informado pelo cliente | Combinar novo acompanhamento |
A tabela é um exemplo de processo, não uma automação aplicada à sua conta. Adapte os tipos de tarefa, os prazos e as etapas ao modo de trabalho da sua equipe.
Checklist para encerrar o dia
- Revise tarefas atrasadas e compromissos do próximo período.
- Conclua apenas ações realmente executadas.
- Registre o resultado de forma compreensível.
- Confira se as oportunidades em andamento têm um próximo passo.
- Defina prazo e responsável onde estiverem faltando.
- Reavalie modelos que geram trabalho sem ajudar no atendimento.